Gazzetta n. 302 del 27 dicembre 2013 (vai al sommario) GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI AUTORIZZAZIONE 12 dicembre 2013 Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari. (Autorizzazione n. 5/2013). IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, con la partecipazione del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della dott.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale; Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"); Visto, in particolare, l'art. 4, comma 1, lettera d) del citato Codice, il quale individua i dati sensibili; Considerato che, ai sensi dell'art. 26, comma 1, del Codice, i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorita' e, ove necessario, con il consenso scritto degli interessati, nell'osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice, nonche' dalla legge e dai regolamenti; Visto il decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, di attuazione dell'art. 60 della legge 18 giugno 2009, n. 69, aggiornato dalla legge 9 agosto 2013, n. 98, in materia di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali e il decreto ministeriale del 18 ottobre 2010, n. 180, emanato ai sensi dell'art. 16 del predetto decreto legislativo; Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e' effettuato da parte degli organismi definiti a norma dell'art. 1, comma 1, lettera d) del decreto legislativo n. 28/2010 per l'espletamento delle rispettive attivita'; Vista l'autorizzazione n. 2/2013 al trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; Ritenuto che il trattamento dei dati sensibili effettuato dagli organismi di mediazione ai sensi del decreto legislativo n. 28/2010 non sia riconducibile all'autorizzazione generale n. 4/2013, concernente il trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti, in ragione del diverso ambito di applicazione e delle peculiari prescrizioni ivi impartite; Considerato che il trattamento dei dati in questione puo' essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice); Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi' superflua la richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento; Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 dicembre 2013, armonizzando le prescrizioni gia' impartite alla luce dell'esperienza maturata; Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato, ai sensi dell'art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi; Considerata la necessita' di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone, e in particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancito dall'art. 1 del Codice; Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili e' effettuato da parte di soggetti operanti in diversi settori di attivita' economiche di seguito individuate; Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati; Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui all'Allegato B) al medesimo Codice, recanti norme e regole sulle misure di sicurezza; Visto l'art. 41 del Codice; Visti gli articoli 42 e seguenti del Codice in materia di trasferimento di dati personali all'estero; Visto l'art. 167 del Codice; Visti gli atti d'ufficio; Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatore la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici; Autorizza il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1, lettera d), del Codice, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate. Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalita' perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalita' che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessita', in conformita' all'art. 3 del Codice. Capo I Attivita' bancarie, creditizie, assicurative, di gestione di fondi, del settore turistico, del trasporto ed altre attivita' autorizzate 1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione. a) imprese autorizzate all'esercizio dell'attivita' bancaria e creditizia o assicurativa ed organismi che le riuniscono, anche se in stato di liquidazione coatta amministrativa; b) societa' ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza; c) societa' ed altri organismi di intermediazione finanziaria, in particolare per la gestione o l'intermediazione di fondi comuni di investimento o di valori mobiliari; d) societa' ed altri organismi che emettono carte di credito, altri mezzi di pagamento o che consentono forme di pagamento e ne gestiscono le relative operazioni; e) imprese che svolgono autonome attivita' strettamente connesse e strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative alla rilevazione dei rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni massive di documenti, alla trasmissione dati, all'imbustamento o allo smistamento della corrispondenza, nonche' alla gestione di esattorie o tesorerie; f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del trasporto, agenzie di viaggio e operatori turistici; g) operatori economici autorizzati a svolgere la propria attivita' in base ad autorizzazione comunque resa ai sensi delle norme contenute nel regio decreto 18 giugno 1931, n. 773 (T.u.l.p.s.) o nel decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 112. 2) Finalita' del trattamento. La presente autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta, limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti di cui al punto 1) assumono, nel proprio settore di attivita', al fine di fornire specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall'interessato. L'autorizzazione e' rilasciata anche per adempiere o per esigere l'adempimento di obblighi previsti, anche in materia fiscale e contabile, dalla normativa comunitaria, dalla legge, dai regolamenti, o dai contratti collettivi, o prescritti da autorita' od organi di vigilanza o di controllo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti. Il trattamento avente tali finalita' puo' riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per espletare compiti di organizzazione o di gestione amministrativa di imprese, societa', cooperative o consorzi. 3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati. Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sono forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto dall'interessato che, ove necessario, abbia manifestato il proprio consenso scritto ed informato. Nei medesimi limiti, e' possibile trattare dati relativi a terzi, allorche' non sia altrimenti possibile procedere alla fornitura al beneficiario dei beni, delle prestazioni o dei servizi. Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volonta' deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi. 4) Comunicazione e diffusione dei dati. I dati sensibili possono essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalita' di cui al punto 2), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi fondi e casse di previdenza ed assistenza o societa' controllate e collegate ai sensi dell'art. 2359 del codice civile, nonche', ove necessario, ai familiari dell'interessato. I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 7, comma 3, lettera c), del Codice), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati. I dati sensibili non possono essere diffusi. Capo II Sondaggi e ricerche 1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione e finalita' del trattamento. Imprese, societa', istituti ed altri organismi o soggetti privati, ai soli fini del compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie. Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmente determinati e legittimi, noti all'interessato. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati. Il trattamento puo' riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano manifestato il proprio consenso informato e che abbiano risposto a questionari o ad interviste effettuate nell'ambito di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie. Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto. I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se il trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla ricerca di raggiungere i suoi scopi. 3) Conservazione dei dati. Il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un riferimento ad una qualsiasi altra informazione. I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla registrazione dei campioni raccolti. La registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato. Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilita' per il titolare della raccolta, nonche' per i suoi responsabili o incaricati, di utilizzare i dati personali al fine di verificare presso gli interessati la veridicita' o l'esattezza dei campioni. 4) Comunicazione dei dati. I dati sensibili non possono essere ne' comunicati, ne' diffusi. I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o diffusi in forma individuale o aggregata, sempre che non possano essere associati, anche a seguito di trattamento, ad interessati identificati o identificabili. Capo III Attivita' di elaborazione di dati 1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione. Imprese, societa', istituti ed altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di un'attivita' svolta nell'interesse di altri soggetti, e che presuppone l'elaborazione di dati ed altre operazioni di trattamento eseguite in materia di lavoro, ovvero a fini contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali. 2) Prescrizioni applicabili. Il trattamento e' regolato dalle autorizzazioni: a) n. 1/2013 concernente il trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delle parti di un rapporto di lavoro qualora le finalita' perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione; b) n. 4/2013 riguardante il trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e di altri soggetti equiparati, qualora le finalita' perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione. Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volonta' deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi. Capo IV Attivita' di selezione del personale 1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione e finalita' del trattamento. La presente autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta, alle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti che, in conformita' alla legge, svolgono, nell'interesse di terzi, attivita' di intermediazione, ricerca e selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati. Il trattamento puo' riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica dei candidati all'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta e' giustificata da scopi determinati e legittimi ed e' strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto. Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi dei candidati e' consentito con il consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidita' o infermita', da eventi bellici o da ragioni di servizio. Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volonta' deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi. Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a tali finalita', sia in caso di risposta a questionari inviati anche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso l'invio di curricula. Non e' consentito il trattamento dei dati: a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, l'origine razziale ed etnica - fatto salvo quanto sopra stabilito - e la vita sessuale; b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore; c) in violazione delle norme in materia di pari opportunita' o volte a prevenire discriminazioni. 3) Comunicazione e diffusione dei dati. I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalita' di cui ai punti 1) e 2), a soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell'interessato. I dati sensibili non possono essere diffusi. 4) Norme finali. Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti. Capo V Mediazione a fini matrimoniali 1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione. La presente autorizzazione e' rilasciata alle imprese, alle societa', agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati che esercitano, anche attraverso agenzie autorizzate, un'attivita' di mediazione a fini matrimoniali o di instaurazione di un rapporto di convivenza. 2) Finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata ai soli fini dell'esecuzione dei singoli incarichi conferiti in conformita' alle leggi e ai regolamenti. 3) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento puo' riguardare i soli dati sensibili attinenti alle persone direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza. Non e' consentito il trattamento di dati relativo a persone minori di eta' in base all'ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque, in base alla legge italiana. 4) Categorie di dati oggetto di trattamento. Il trattamento puo' riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultino indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla personalita' descritti o richiesti dalle persone interessate al matrimonio o alla convivenza. I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati. L'informativa preliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalita' della loro comunicazione a terzi. 5) Comunicazione dei dati. I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti all'esecuzione degli specifici incarichi ricevuti. I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 7, comma 3, lettera c), del Codice), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati. L'eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati sensibili deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa Autorita'. 6) Norme finali. Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti, in particolare nell'ambito della legge penale e della disciplina di pubblica sicurezza, nonche' in materia di tutela dei minori. Capo VI Mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali 1) Soggetti ai quali e' rilasciata l'autorizzazione. La presente autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta, agli organismi di mediazione privati di cui all'art. 1, comma 1 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28 per l'espletamento delle attivita' di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali. 2) Finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata ai soli fini dell'espletamento di un'attivita' che rientri tra quelle che i soggetti indicati al punto 1) possono svolgere ai sensi del decreto legislativo n. 28/2010 e successive modifiche ed integrazioni e, in particolare, per assistere due o piu' soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per la composizione di una controversia, sia, ove tale accordo non venga raggiunto, nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalita' o in un altro diritto o liberta' fondamentale e inviolabile. 3) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento puo' riguardare i soli dati sensibili attinenti ai soggetti coinvolti nella controversia oggetto di conciliazione. I dati sensibili relativi a terzi possono essere trattati ove cio' sia strettamente indispensabile per l'attivita' di mediazione. 4) Categorie di dati oggetto di trattamento e modalita' del trattamento. Il trattamento puo' riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultino indispensabili, pertinenti e non eccedenti in relazione alla specifica controversia oggetto di mediazione e rispetto ad attivita' che non possano essere svolte mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa. Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata autorizzazione generale n. 2/2013. L'informativa preliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalita' della loro comunicazione. 5) Comunicazione dei dati. I dati sensibili possono essere comunicati, alle parti nel procedimento di mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali, nei limiti strettamente pertinenti all'espletamento dello specifico incarico di mediazione conferito e nel rispetto delle restrizioni e dei limiti di cui al decreto legislativo n. 28/2010. I dati sensibili non possono essere diffusi. 6) Norme finali. Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti piu' restrittivi in materia di trattamento di dati personali. Restano fermi, altresi', gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte da segreto professionale, nonche' gli obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali. Capo VII Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresi', le seguenti prescrizioni. 1) Dati idonei a rivelare lo stato di salute. Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve essere effettuato anche nel rispetto dell'autorizzazione n. 2/2013. Il trattamento di dati genetici resta autorizzato nei limiti e alle condizioni individuati nell'autorizzazione adottata ai sensi dell'art. 90 del Codice. 2) Modalita' di trattamento. Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del Codice, dagli articoli 31 e seguenti del Codice e dall'Allegato B) al Codice, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonche' con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto alle finalita' indicate nei capi che precedono. La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall'art. 84, comma 1, del Codice), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia. Resta inoltre fermo l'obbligo di informare l'interessato, ai sensi dell'art. 13, commi 1, 4 e 5 del Codice, anche quando i dati sono raccolti presso terzi. 3) Conservazione dei dati. Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lettera e) del Codice, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalita', ovvero per adempiere agli obblighi o agli incarichi menzionati nei precedenti capi. A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilita' dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per l'indispensabilita' dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti. Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi o dai regolamenti. Resta altresi' fermo quanto previsto nel capo II in materia di sondaggi e di ricerche. 4) Richiesta di autorizzazione. I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita', qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette. Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo. Il Garante non prendera' in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione. 5) Norme finali. Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento e dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti piu' restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare: a) dalla legge 20 maggio 1970, n. 300; b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135; c) dal decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276. Restano altresi' fermi gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonche' gli obblighi deontologici, previsti anche dai codici deontologici e di buona condotta adottati in attuazione dell'art. 12 del Codice. Resta ferma, infine, la possibilita' di diffondere dati anonimi anche aggregati. 6) Efficacia temporale. La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio 2014 fino al 31 dicembre 2014, salve eventuali modifiche che il Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali novita' normative rilevanti in materia. La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma, 12 dicembre 2013 Il Presidente: Soro Il relatore: Bianchi Clerici Il segretario generale: Busia